Access更新クエリでデータを一括変換する

アクセス担当のまみです。

テーブルのデータを一括で変換できたらとっても便利ですね。

データを一件ずつ修正していくのは時間もかかるし入力ミスも発生しやすいです。

 

更新クエリを使うと、データの一括変換ができるので、データ整備がとっても簡単にできるようになりますよ!

今回は更新クエリについてお伝えしますね。

 

更新クエリでデータを一括変換

 

(あいちゃん)
はてな君忙しそうだね。データの修正してるの?
(はてな君)
そうなんだ。総合判定が「A」のデータを「優秀」に修正したいんだけど一括でできないのかな?

 

(あいちゃん)
更新クエリを使えば一括で変換できるよ!
(はてな君)
更新クエリ?

 

更新クエリってデータを一括で変換してくれます。

更新クエリを実行すると元に戻すのが大変なのですぐに元に戻せるようにテーブルのバックアップを取っておくと良いですよ!

Accessテーブルのバックアップをする方法

2018年11月18日

 

使用するテーブル

「T_成績表」

ではさっそく総合判定の「A」を「優秀」に一括変換してみましょう。

 

リボンの①「作成」タブから②「クエリデザイン」を選択し、「T_成績表」を追加します。

 

③フィールドに総合判定を選択して抽出条件に「A」を入力して④「更新」を左クリックします。

※文字列なので「”A”」なのですがエンターキーを押したり他に移動したりすると自動的に「””」をつけてくれます。

 

⑤レコードの更新に「優秀」を入力して⑥「表示」を左クリックしてみましょう。

 

(はてな君)
総合判定「A」のデータが2件あるってことだね。
(あいちゃん)
そうそう!「A」が「優秀」に更新されるんだよ。いきなり実行する前に確認しておいた方が良いからね!

 

「表示」を左クリックでデザインビューに戻ったら「実行」を押してみましょう!

 

クエリの結果

 

(はてな君)
すご~い一括で変換されたよ!

クエリには「Q_データ更新」と名前をつけておきましょう。

更新クエリを使ってテーブルのデータを別ファイルのデータに更新する

 

(あいちゃん)
はてな君さっきとは別のデータを修正してるの?
(はてな君)
そうなんだ。棚卸したら在庫数が違ってたんだ。たくさんあるから一つずつ確認してたら時間がかかりそう・・・

使用するテーブル

「T_在庫管理」

「棚卸データ」(エクセルファイル)

(あいちゃん)
棚卸した結果をエクセルで管理してるんだね。色がついているところが修正箇所なんだね。
商品コードがあるから更新クエリで一括変換できるよ。
(はてな君)
えっ更新クエリが使えるの?

 

商品コードが同じデータを結び付けて、修正したいデータ(棚卸データ)をセットして更新クエリを実行することで、元のデータ(T_在庫表)にかかわらず、修正したいデータで上書きされます。

 

(はてな君)
ということは修正の必要なデータと修正の必要のないデータに分ける必要がないんだね。
(あいちゃん)
そういうこと!
まずは、「棚卸データ」をエクスポートしよう!

 

下記の記事を参考に「棚卸データ」をアクセスにインポートしてくださいね!

それから「T_在庫管理」のバックアップも忘れずに!

アクセスにエクセルのデータをインポートとエクスポート!

2018年10月1日

 

リボンの①「作成」タブから②「クエリデザイン」を選択し、「T_在庫管理」と「棚卸」を追加します。

 

③「T_在庫管理」の「商品コード」を左クリックしたまま「棚卸」の「商品コード」まで持っていき(ドラッグして)結びます。

修正したいデータである④「T_在庫管理表」の「在庫数」をフィールドに追加し⑤「更新」を左クリックします。

 

⑥「レコードの更新」で右クリックしたら「ビルド」を選択します。

⑦「式の要素(X)」で「在庫管理.accdb」の「+」を左クリック、「テーブル」の「+」を左クリック、「棚卸」を左クリックします。

「式のカテゴリ(C)」の「在庫数」を左ダブルクリックして表示される「[棚卸]![在庫数]」の後ろに空白が含まれているので削除して⑧「OK」をクリックします。

 

(あいちゃん)
空白を削除しないと上手くいかないんだよ!
デザインビューで確認してみてね!

 

(はてな君)
修正前のデータが表示されていたらいいんだよね?
(あいちゃん)
そう!OKならデータシートビューに戻って「実行!」してみてね!

 

更新クエリの実行結果

 

(はてな君)
わ~い!次からは時間短縮ができるよ!
良かった棚卸データに商品コードを入れておいて!

クエリには「Q_棚卸修正」と名前をつけておきましょう。

 

保存した更新クエリを実行するには

 

更新クエリを保存しておくと次回以降そのまま使用できます。

保存した更新クエリを左ダブルクリックすると即実行されてしまいます。

修正前のデータの確認をしてから実行すると安心なので、右クリックしてデザインビューを開いてから使用することをおススメします!

まとめ

 

更新クエリってデータを一カウtで変換してくれるので、図分作業が楽になりますね。

「〇」を「優秀」に変換のような簡単な更新だけじゃなくて、今回の棚卸のように商品コードを結び付けて更新ってしてくれるのでとっても助かりますね。

そのためにもテーブルの設計って大事になってきますね!