アクセスにエクセルのデータをインポートとエクスポート!

 

アクセス担当のまみです。

 

今回は、アクセスにエクセルのデータをインポートとエクスポートする方法をお伝えしますね。

 

Excelのデータをインポートしようとすると、エラーになったりすることが・・・

 

ちょっとしたコツがあるので、コツさえつかめれば簡単にインポートできるようになりますよ!

 

Excelデータをインポート

 

 

例えば上のようなデータをアクセスにインポートしたいとします。

 

このデータって、「成績表」って見出しがついていたりして、アクセスのテーブルとちょっと形が違うんですね。

アクセスなら、「成績表」はテーブル名といったところでしょうか。

表の部分だけを取り込みたい感じですね。

 

このデータをこのままインポートすると、アクセス側で色々と加工が必要なんです。

 

(はてな君)
どうなるの?やってみたい!

 

一度やってみましょう。

 

アクセスを新規で立ち上げ、ファイル名は「成績表」で作成してみましょう。

 
 
「テーブル1」は使用しないので、閉じておきましょう。
 
 
 
 
 
①「外部データ」を左クリックして、②を左クリックします。
 
 
 
 
 
③「参照」を左クリックして、取り込みたいファイルを選択したら、④「OK」を左クリックします。
 
 
 
 
 
 
⑤取り込みたいシートを選択したら、⑥「次へ」を左クリックします。
 
 
 
 
 
 
赤枠で囲ってある部分が「先頭行」です。
このデータだと、「成績表」って以外は空欄です。
 
フィールド名として使っても使わなくてもあまり意味がないですね。
 
「次へ」を左クリックしましょう。
 
 
 
 
 
ここで、フィールド名やデータの型の設定ができます。
 
「このフィールドをインポートしない」にチェックをつけると、チェックをつけたフィールドはインポートしません。
 
 
「フィールド9」はインポートしないですね。
 
今回のデータでは、「フィールド9」だけですが、データによったら余計なフィールドがたくさん表示されていたりします。
 
ここで設定できなくても、インポート後にもフィールドの削除等編集は可能です。
 
「次へ」を左クリックしましょう。
 
 
 
 
 
 
 
この画面で、主キーをどれにするかを選べます。
 
 
 
今は練習なので主キーがあってもなくてもどちらでもOKです。
というか、インポート後でも設定の変更は可能です。
 
「次へ」を左クリックしましょう。
 
 
 
 
 
 
ここで、テーブルの名前を付けることができます。
 
「T_成績表」にして「完了」を左クリックしましょう。
 
 
 
 
 
 
「閉じる」を左クリックでエクセルファイルがインポートされました。
 
さっそくテーブルを見てみましょう。
 
 
 
 
 
赤枠のデータは削除対象データです。
 
アクセスの場合は、平均や合計はテーブルに入力しても意味がないというか、クエリを使って計算してもらうので。
 
 
あと、フィールド名も変更が必要ですね。
 
下記の記事で追加や削除の方法を確認してみましょう。
 
 
 
 
 
 
 

 

できあがりはこんな感じです。

エクセルを加工しないでアクセスにインポートしてみました。

今回のデータはエラーが発生しなかったのですが、エラーが発生することがあるんです。

エクセルを加工してからインポートすると、エラーも発生しないし、手間も少なくてすむかな。

 

エクセルを加工してからインポート

 

今度はエクセルを加工してからアクセスにインポートしてみましょう。

 

 

先ほどのエクセルファイルですが、アクセスにインポートする前に加工しておきます。

見出しの部分や合計、平均の部分は削除して、上の図のような状態に加工しましょう。

 

(あいちゃん)
エクセルファイルは作業前にシートをコピーするなり、ファイルをコピーするなりバックアップを取っておいてくださいね!

 

これで、アクセスにインポートしてみましょう。

 

 

先ほどと同じように、「参照」からインポートするファイルを選択して「OK」を左クリックします。

 

 

インポートしたいシートを選択したら「次へ」を左クリックします。

 

 

ここで、もし上のようなメッセージが出たら、「OK」を左クリックしましょう。

インポートしたい部分だけに加工したつもりでも、式が残っていたりとか、削除しきれていない部分があったのでしょう。

 

 

先ほどは「先頭行をフィールド名として使う」が使えなかったのですが、今回は使えるので、チェックをいれて「次へ」を左クリックしましょう。

ここで「完了」をクリックして終わらせてもOKです。あとでテーブル名を変更すればいいだけなので。

 

 

「次へ」を左クリックします。

 

 

「次へ」を左クリックします。

 

 

テーブル名は「T_成績表2」にして「完了」を左クリックしましょう。

 

 

「閉じる」を左クリックして、「T_成績表2」テーブルを開いてみましょう。

 

 

どうでしょう?

 

(はてな君)
エクセルを加工してから取り込む方が簡単だった~!

 

Excelにエクスポート

 

アクセスからエクセルへのエクスポートはインポートよりも簡単かなぁ。

 

 

①「外部データ」タブを左クリックして、を左クリックします。

 

 

「参照」で保存したい場所を選択したら「OK」を左クリックしましょう。

 

 

エクスポートされたデータは上の図です。

 

 

この画面で、③「書式設定とレイアウトを~」にチェックをつけると、書式設定とレイアウトが保持されたままエクスポートされます。

 

④の「エクスポートの完了後に~」にチェックをつけると、エクスポートされたファイルを開いてくれます。

 

 

エクスポートされたデータは上の図です。

 

(はてな君)
欲しいデータだけエクスポートってできるの?

 

 

上の図のようにエクスポートしたいデータを範囲指定することで、欲しいデータのみエクスポートすることは可能です。

 

ただし、範囲指定できるのは連続したデータのみです。

上の図にプラスID9の情報を範囲指定はできません。

 

 

先ほどの画面に「選択したレコード~」のチェックを増やして「OK」を左クリックしましょう。

 

 

選択したデータのみがエクスポートされました。

 

先ほども触れましたが、アクセスでは、連続したデータしか半指定できないので、エクセルで加工する方が早いのですね。

 

 

最後に表示される上の画面は「閉じる」を左クリックで閉じておきましょう。

 

(あいちゃん)
エクスポートする際には、同じ名前にすると上書きされます!上書きされて困るなら違う名前でエクスポートしてね!

 

 

まとめ

 

今回は、エクセルのインポートとエクスポートの方法をお伝えしました。

 

インポートもエクスポートもアクセス側で加工するよりも、エクセル側で加工する方が簡単かなぁって思います。

エクセルとアクセスそれぞれに特徴があって、得意不得意があるんですね。

 

それぞれの特徴を活かしてうまく使い分けられるといいですね。