アクセスのレポートで集計を表示するには？

アクセス担当のまみです。

アクセスってエクセルと違って、最初にレポートに集計の設定しておけば毎回設定しなくても表示できるんです。

エクセルも集計が表示されるようにフォーマット作っておいて、データを入力すればできるけど、想定外にデータが多くなると設定しなおさないと集計は表示されないんですね。

アクセスならデータ量の多い少ないに関わらず、集計してくれるので便利ですよ。

エクセルの得意はエクセルに、アクセスの得意はアクセスにお任せするのが一番ですね！

テーブルの準備

「T_営業日報」テーブルを使用します。

フィールド名とデータ型を入力したら、データを色々登録してみてください。思いつかなければ下記を参考にどうぞ！

レポート

それではレポートの設定をしていきましょう。

①「作成」タブから②「レポートのデザイン」を選択します。

ページヘッダーにラベルを4つ配置し、標題を左から「所属部課」「氏名」「商品名」「数量」としておき、詳細部分にはテキストボックスを4つ配置します。

詳細部分だったらどこでもいいのですが、③のあたりを左クリックして、④「高さ」を「1cm」にします。

⑤■を左クリックしてレポートを選択し、プロパティーシートの⑥「データ」タブを左クリックして、レコードソースを「T_営業日報」にしておきましょう。

「T_営業日報」テーブルから表示させてねってことだよね！

そういうことです。詳細部分のテキストボックスが表示されるようにできるかな？

まずは所属部課から設定していきましょう。

⑦を選択した状態で、プロパティーシートの⑧「データ」タブを選択し、「コントロールソース」で所属部課を選択します。

同じ要領で、「氏名」「商品名」「数量」の設定をしておきましょう。

レポートで集計を表示する

じゃぁ集計の設定をしていくよ！どういう集計がしたい？

どういうって誰がどれだけ売ったかってこと？

そうそう。つまり氏名でグループ化するってこと。

グループ化？

う～んどう言ったらいいかな。Aさんの情報だけを集める。Bさんの情報だけを集める。って感じかな。

なんとなくわかったような？

実際にやってみたらわかるよ！

①「デザイン」タブを選択して、②「グループ化と並べ替え」を選択します。

「グループの追加」を左クリックします。

「フィールドの選択」でグループ化したい項目である「氏名」を選択します。

「その他」を左クリックします。

「集計なし」を左クリックして「集計」に「数量」を選択、「総計の表示」と「グループフッターに小計を表示」にチェックをつけます。

「氏名ヘッダー」と「ページフッター」は使用しないので、「プロパティーシート」で高さを「0cm」にしておきましょう。

数量を集計してくれるけど、タイトルは自動的には準備してくれないので、「小計」と「合計」のラベルを配置してね。

それでは印刷プレビューにしてみてください。

数量の合計をしてくれていますね！

同じ人が2ページにまたがってるのってどうにかできないの？

ページがまたがらないように設定できますよ！

「1ページにグループをまとめない」を左クリックして「1ページにグループをまとめる」に変更します。

これで印刷プレビューをしてみると・・・

同じ人が1ページに収まるようにしてくれるんです。

※あまりにもデータ量が多いときはページがまたがっちゃいます。

あっタイトルをつけておいてくださいね！

レポートは「R_営業日報」と名前を付けて保存しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

レポートを一度設定しておけば、設定の必要がないので、とっても便利です。

テーブルでもクエリでも指定できるので、試してみてくださいね！