【アクセス】テーブルやクエリのデータを並べ替える方法

 

アクセス担当のまみです。

 

アクセスでデータを入力していると、自動的にオートナンバーがふられるようにしていても、なぜだか順番に並んでいない時があったりします。なぜ?って感じですが・・・

何の順番にならんでくれているのやら?

今回は、テーブルやクエリのデータの並べ替えについてご紹介しますね!

テーブルのデータの並べ替え

 

テーブルのあるファイルなら何でもいいのですが、説明用のために「住所録」ファイルを使用します。

 

「住所録」ファイル持ってないけど、同じファイルで作成したいって場合は、下記の記事をどうぞ!

 

Access クエリを作成してテーブルのデータを抽出しよう

2018年9月13日
 
 
まずは、「住所録」ファイルを開き、「T_住所録」テーブルを開きましょう。
 
 
 
 
 
 
テーブルのデータを並べ替えるには①並べ替えたいフィールドを左クリックして、②昇順か降順かを選択すると並べ替えができます。
 
 
私は氏名を昇順で並べ替えようと思うので、①「氏名」フィールドを左クリックして②「昇順」を選択しました!
 
 
 
 
 
(はてな君)
(質問!テーブルをエクスポートしたら並べ替えたまま出力されるの?
 
 
(あいちゃん)
はてな君、良い質問ですね!
 
 
 

テーブルの並べ替えは、あくまでも見た目だけのものです。

そのままエクスポートはしてくれません・・・

並べ替えたデータをエクスポートしたい場合は、クエリを使用するといいんです!

 

クエリのデータを並べ替え

 

クエリの作成方法は下記の記事で確認してみてくださいね。

 

Access クエリを作成してテーブルのデータを抽出しよう

2018年9月13日
 
クエリの作成方法は、もう一つあるので、今回はその方法で作成してみましょう。
 
 
 
 
 
 
①「作成」タブから②「クエリデザイン」を選択します。
 
 
 
 
 
 
「テーブルの表示」は③「×」ボタンで閉じておきます。(「閉じる」を左クリックでもOKです!)
 
 
 
 
「T_住所録」テーブルを左クリックしたまま④のあたりまで持っていきます。
 
 
(はてな君)
ここからは、クエリウイザードの作成方法と同じだね!
 
 
(あいちゃん)
その通りです!今はテーブル一つしかないのであんまりメリットは感じないけど、たくさんテーブルがあると、このやり方が早いかな~

 

 

あとは、⑤表示させたいテーブルを選んで、(今回はすべて*を選んでいます。)「氏名」で「昇順」を選択しましょう。

 

 

⑤「表示」を左クリックすると、先程のテーブルの並べ替えと同じになりましたね。

 

テーブルの並べ替えはそのままエクスポートはしてくれないけど、クエリの並べ替えのエクスポートはしてくれます。

 

(あいちゃん)
VBAで作成したエクスポートも同じなので、並べ替えたいデータがあるときはクエリをエクスポートするようにしておくと良いですよ!

 

他にも色々並べ替えをしてみてくださいね。

色々並べ替えて遊んだあとは、クエリに「Q_並べ替え」と名前を付けて保存しておきましょう!

 

まとめ

 

今回は並べ替えについてお伝えしました。

 

色々並べ替えたい時に便利ですね。

ぜひ活用してください!