アクセスのレポートで集計を表示するには?

 

アクセス担当のまみです。

 

アクセスってエクセルと違って、最初にレポートに集計の設定しておけば毎回設定しなくても表示できるんです。

エクセルも集計が表示されるようにフォーマット作っておいて、データを入力すればできるけど、想定外にデータが多くなると設定しなおさないと集計は表示されないんですね。

アクセスならデータ量の多い少ないに関わらず、集計してくれるので便利ですよ。

 

エクセルの得意はエクセルに、アクセスの得意はアクセスにお任せするのが一番ですね!

 

テーブルの準備

 

「T_営業日報」テーブルを使用します。

フィールド名 データ型
所属部課コード オートナンバー型
所属部課 短いテキスト
社員コード 短いテキスト
氏名 短いテキスト
商品コード 短いテキスト
商品名 短いテキスト
数量 数値型
登録日付 日付/時刻型

 

フィールド名とデータ型を入力したら、データを色々登録してみてください。思いつかなければ下記を参考にどうぞ!

 

 

レポート

 

それではレポートの設定をしていきましょう。

 

①「作成」タブから②「レポートのデザイン」を選択します。

 

ページヘッダーにラベルを4つ配置し、標題を左から「所属部課」「氏名」「商品名」「数量」としておき、詳細部分にはテキストボックスを4つ配置します。

 

 

詳細部分だったらどこでもいいのですが、③のあたりを左クリックして、④「高さ」を「1cm」にします。

 

⑤■を左クリックしてレポートを選択し、プロパティーシートの⑥「データ」タブを左クリックして、レコードソースを「T_営業日報」にしておきましょう。

 

(はてな君)
「T_営業日報」テーブルから表示させてねってことだよね!

 

(あいちゃん)
そういうことです。詳細部分のテキストボックスが表示されるようにできるかな?

 

まずは所属部課から設定していきましょう。

⑦を選択した状態で、プロパティーシートの⑧「データ」タブを選択し、「コントロールソース」で所属部課を選択します。

 

同じ要領で、「氏名」「商品名」「数量」の設定をしておきましょう。

 

 

レポートで集計を表示する

 

(あいちゃん)
じゃぁ集計の設定をしていくよ!どういう集計がしたい?
(はてな君)
どういうって誰がどれだけ売ったかってこと?
(あいちゃん)
そうそう。つまり氏名でグループ化するってこと。
(はてな君)
グループ化?
(あいちゃん)
う~んどう言ったらいいかな。Aさんの情報だけを集める。Bさんの情報だけを集める。って感じかな。
(はてな君)
なんとなくわかったような?
(あいちゃん)
実際にやってみたらわかるよ!

 

 

①「デザイン」タブを選択して、②「グループ化と並べ替え」を選択します。

 

「グループの追加」を左クリックします。

 

「フィールドの選択」でグループ化したい項目である「氏名」を選択します。

 

「その他」を左クリックします。

 

「集計なし」を左クリックして「集計」に「数量」を選択、「総計の表示」と「グループフッターに小計を表示」にチェックをつけます。

 

「氏名ヘッダー」と「ページフッター」は使用しないので、「プロパティーシート」で高さを「0cm」にしておきましょう。

 

 

(あいちゃん)
数量を集計してくれるけど、タイトルは自動的には準備してくれないので、「小計」と「合計」のラベルを配置してね。

 

それでは印刷プレビューにしてみてください。

 

数量の合計をしてくれていますね!

 

(はてな君)
同じ人が2ページにまたがってるのってどうにかできないの?

 

(あいちゃん)
ページがまたがらないように設定できますよ!

 

「1ページにグループをまとめない」を左クリックして「1ページにグループをまとめる」に変更します。

これで印刷プレビューをしてみると・・・

 

同じ人が1ページに収まるようにしてくれるんです。

※あまりにもデータ量が多いときはページがまたがっちゃいます。

(あいちゃん)
あっタイトルをつけておいてくださいね!

 

レポートは「R_営業日報」と名前を付けて保存しておきましょう。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか?

レポートを一度設定しておけば、設定の必要がないので、とっても便利です。

テーブルでもクエリでも指定できるので、試してみてくださいね!