アクセスのフォームからレポートを印刷プレビューで開こう

 

アクセス担当のまみです。

 

フォーム上に入力したデータを印刷したいなってことありませんか?

 

毎回苦労して体裁を整えて印刷して・・・いつも同じ作業してると思うんだけど、この作業どうにかならないのかなぁ・・なんて・・・

 

しかもその作業が毎日だったら、本当にどうにかしたいですね。

たまにしかなかったら、それはそれで、どうやるんだったんだか忘れてて、時間がかかって大変!

 

そんな時にはレポートを作成しておいて、ボタン1つでプレビュー表示できるようにしておけば解決です!

最初に印刷するための体裁を整えておけば、それ以降の処理は不要!ボタン1つでプレビュー表示してくれるようになりますよ!

 

レポートを作成しよう

 

レポートってはがきウィザードのように最初からテンプレートが準備されているものもあります。

 

今回は、テンプレートを使わずに、自分で作成するタイプのレポートを作成してみましょう。

 

(あいちゃん)
自分で作成するって言っても、フォームをコピーして作成するので、最初から自分で作成するんじゃないんだ。心配しなくても大丈夫だよ!

 

説明のために「営業日報」ファイルを使用します。同じファイルを使用した方が理解しやすいので、お時間ありましたら下記の記事から作成してみてくださいね!

 

【アクセス】コンボボックスにテーブルの値を表示させよう

2018年10月24日

 

フォームをコピーしてレポートに貼り付ける

 

では「営業日報」ファイルを開き、「F_営業日報」フォームをデザインビューで開きましょう。

 

ボタン以外をすべてコピーしましょう。

 

赤枠をすべて選択してコピーします。

 

①「作成」タブから「レポートデザイン」を選びます。

 

表示されたレポートの詳細部分に貼り付けて、少し右側にそして下側にも寄せておきましょう。

 

(あいちゃん)
フォームからコピーしてくると、テキストボックスとかコンボボックスの名前や設定がそのままコピーされて便利でしょ!

 

ページヘッダーにはタイトルを、ページフッターにはページ数等を入れて使用するんですが、今回は非表示にしておきましょう。

 

レポート上ならどこでもいいのですが、①のあたりで右クリックすると表示されるメニューから「ページヘッダー/フッター(A)」を左クリックすると詳細部分だけになります。

レポートにフォームのデータが表示されるように設定

 

それでは、レポートにフォームのデータが表示されるように設定していきましょう。

 

プロパティシートが表示されていなければ、表示させておきましょう。

 

まずは、「tx伝票」を設定してみましょう。

 

①「tx伝票」を選択した状態で、プロパティシートの②「すべて」タブを選択し、コントロールソースのを左クリックしましょう。

 

左側の「式の要素」で左側の赤枠の部分をそれぞれ 「営業日報」→「Forms」→「すべてのフォーム」の順に左クリックし「F_営業日報」を左クリック します。

 

真ん中の「式のカテゴリ」の「tx伝票」を左ダブルクリックすると上側に「Forms![F_営業日報]![tx伝票]」が表示されます。

この 「Forms![F_営業日報]![tx伝票]」の一番後ろに空白があるので削除して「OK」を左クリック しましょう。

 

(あいちゃん)
残りのコンボボックス、テキストボックスもそれぞれ設定していってくださいね!

 

(はてな君)
うわぁ。たくさんあるなぁ。頑張ってみるよ!

 

(あいちゃん)
商品名と数量は1つ設定したら、コピーして数字だけ変えると早いですよ!

 

設定が終わったらフォームをフォームビューに切り替えて、入力してみましょう。

 

(あいちゃん)
レポートに設定がちゃんとできているかの確認なのですべての項目に入力してくださいね!

 

入力できたら、レポートを印刷プレビューで開いてみましょう。

 

項目が少ないので上に固まっていますね。まぁでもこんなもんかなぁ。

デザインビューでもう少し体裁を整えて、印刷プレビューで余白等を整えてみてもいいかもしれませんね。

 

印刷の設定が終わったら、レポートには「R_営業日報」と名前を付けて閉じておきましょう。

 

 

フォームからレポートをプレビュー表示

 

それでは、フォームをデザインビューに切り替えて、ボタンを1つ配置しましょう。デザインはお任せしますので、名前と標題を下記のとおりそろえておきましょう。

 

名前 btn印刷
標題 営業日報印刷

 

 

①「btn印刷」ボタンを選択した状態で、プロパティシートの②「イベント」タブのクリック時に「イベントプロシージャ」を選択してコードの画面を開きます。

 

「Private Sub btn印刷_Click()」と「End Sub」の間に下記のコードを追加しましょう。

 

 

 

(はてな君)
印刷設定毎回しなくてよくなったんだね!

 

まとめ

 

印刷の設定って意外と手間がかかります。

いつも同じフォーマットって決まっているなら、一度設定しておけば後は設定しなくていいのでとっても楽ですね!