【エクセル】簡単なテーブルの作り方と注意する点

 

アクセス担当のまみです。

エクセルのテーブルってまるでアクセスみたい!というわけで今回はエクセル講座に参戦です!

 

エクセルにテーブル?って思っている人もいるかと思いますが、エクセルにテーブルって機能があります。

知らない人も多いみたいで使っている人を見たことがない!

便利な機能がたくさんあって、一度使ったら手放せなくなりますよ!

 

今回は、テーブル作成方法と注意点についてお伝えしますね。

 

テーブルの作り方

 

まずはエクセルのデータからテーブルを作成してみましょう。

 

 

テーブルに変換したい表の任意のセルにカーソルを置き(ここでは③A3の「登録NO」)リボンの「挿入」タブから「テーブル」を選択します。

 

 

自動で範囲を認識してくれてメッセージが表示されるので「OK」を左クリックします。

 

 

これでテーブルの機能が使用できるようになりました。

 

(はてな君)
わぁ!アクセスのテーブルみたい!

 

テーブルに変換する際の注意点

 

テーブルに変換する前にいくつか注意しておく点があります。

 

セルの結合をしない

 

エクセルを使い慣れていると、セルの結合はよくやっているかと思いますが、 セルの結合をしているとテーブルに変換がうまくいきません。

 

 

例えば上のようなセルの結合をしているとテーブルへ変換は上手くいかないです。

 

 

テーブルに変換しようとすると「先頭行を見出しとして使用する(M)」ってチェックが外れていて、そのままテーブルに変換すると見出しがデータとしての扱いになってしまいます。

 

 

「先頭行を見出しとして使用する(M)」にチェックをつけて変換してみても下の図のようになってしまいます。

 

 

(はてな君)
そっかぁ。見出しは列ごとに1つずつ必要なんだね。
(あいちゃん)
そう。アクセスにそっくりでしょ!
(はてな君)
あっあいちゃん?
(えっちゃん)
あいちゃんにお任せします。

 

見出しだけじゃなくて、例えば、下の図のようなセルの結合もよく使うんじゃないかと思います。

 

 

テーブルに変換すると、空白セルになってしまって、集計に反映されないなんてことに・・・

 

 

(あいちゃん)
見た目もわかりやすくてついセルの結合を使いたくなるけど、テーブルを使用する時にはセルの結合はしないでね!

 

半角と全角はどちらかにそろえておく

 

半角と全角は別物として扱われてしまいます。あらかじめどちらかにそろえておきましょう。

 

 

(はてな君)
半角と全角のモニターが別扱いになってる~。

 

表の周りは空白にする

 

シートに表だけじゃなくて、表題とか日付とかある時もあると思います。

 

 

そんな時に表と表題等の間に空白がないと、表題も含めてテーブルと認識されてしまいます。

 

 

範囲指定してからテーブルに変換することも可能だけど、せっかく自動認識してくれるんだし、その方が楽ですしね。

 

ちなみに、表の周りは空白と言っても、下のような表ならそのままテーブルに変換可能です。

 

 

(あいちゃん)
わざわざ空白を入れる必要はないよ!

 

 

1つのフィールド(列)には同じデータを入力する

 

1つのフィールド(列)には同じデータを入力します。

エクセルってなんでも入力できてしまうので、意識していないと後で修正するのが大変なんです。

 

社員コードなら社員コード、商品名なら商品名を入力するようにすると、集計やグラフ作成がとっても楽にできますよ!

 

 

(あいちゃん)
注意点はこのぐらいかな~。ちなみに、ピボットテーブルの注意点も同じだから、ピボットテーブル作成の前に見直してみてね!

 

【エクセル】ピボットテーブルの使い方と更新方法

2018年11月3日

 

まとめ

 

エクセルのデータから簡単にテーブル作成できるので、ぜひ活用してくださいね!

作業が効率化すること間違いなし!ってくらい色々便利な機能がありますよ!