エクセル印刷できない!余白設定とサイズの設定方法

 

( ノ゚Д゚)こんばんは、こんにちは、おはようございます。おやすみなさい! とっちーです。

 

今回は、Excelなどの「印刷」ボタンをポチってしたにもかかわらず。

 

プリンターから出力されない場合の取り急ぎの確認方法をお伝えいたします

 

ハードウエアに問題

 

 

全てのパソコンからプリンタの操作ができないようであれば、次の2点です

 

1.「プリンタ」もしくは「コピー機」の故障の可能性があります。

 

2.接続中間点に設置してある「切り替え機」や「無線LAN増幅器」「延長コネクタ」を確認しましょう、故障や断線の可能性があります。

 

単体のパソコンからのみの接続のみの場合のみ特に、慌てず確認をしていきます。

 

最初に行う行動は次の3点になります。

 

(ただし、自分が使用しているパソコン以外からは問題なく印刷などが行えている場合に限ります。)

 

1.パソコンとプリンタは繋がっているか?

 

プリンタとパソコンでデータを送受信するためには次の3点の接続方法が基本になります。

 

接続の種類

 

➊パラレル(parallel)ポート

 

 パソコンと周辺機器を接続するためにパラレル(parallel)ポートを通して接続を行っていた時代(現在でも使用されてはいます)のインタフェースです。

パラレルインターフェースには多くの種類があります。その中でも知られているのが「IEE 1284準拠」のインタフェースである「セントロニクス型」として知られています。

 

また、パラレルポートをLPT(Line PrinTer)ポートとしてプリンタなどと接続をしていましたが2005年ごろから「LAN」や「USB」接続が主流となり今では、ほとんど見受けられなくなりました。

 

パソコンのインタフェースにもパラレルポートを持たないものが多いです。(ただし、拡張カードなどを使用している場合があります。)

 

 

➋USB(Universal Serial Bus)ポート

 

 

 USBを訳すと「汎用シリアルバス)といいます。USBは様々な周辺機器を簡単に接続するために1996年に登場したインターフェース規格になります。

 

従来のRS-232CシリアルポートやIEEE(トリプルEと呼びます)1284パラレルポート、キーボードやマウスを接続していたPS/2コネクタ等のコネクタに変わり、最大127台接続可能という規格で登場しました。

 

USB規格には、USB1.0やUSB2.0、USB3.0や3.2などがあり、年を重ねるごとに転送速度と供給電力機能が性能アップしてきています。

 

 

OSやそれぞれのUSB規格により使用方法が異なる場合がありますので、その点を注意しなければなりません。

 

 

➌LAN(Local Area Network)もしくは Ethernetポート

 

接続ケーブルである銅線や光ファイバーで接続する「有線LAN」と電波を用いて無線通信をおこなう「無線LAN」があります。

 

Wi-Fiはご存知かと思います。無線LANの通信方式として普及しています。

 

「有線LAN」もしくは「無線LAN」を建物内で活用して機器同士を接続するための規格です。

 

 

現状のオフィスでの接続されている方法は、➌LANを使用したものがほとんどを占めています。

 

以上の3点のいずれかで接続されていると考えられる「プリンタ」もしくは「コピー機」なのですが、まず確かめる事柄になります。

 

ケーブルのコネクタはきちんと差込口にセットされているかを確認します。

 

1.パソコン側の差込口付近でケーブルカバーが破損していたり、ケーブルの太さが変化していたりしませんか?

 

2.ケーブルなど設置している床などでケーブルが断線していませんか?

 

3.プリンター側の差込口付近でケーブルカバーが破損していたり、ケーブルの太さが変化していたりしませんか?

 

以上の3点に問題がなければ接続系統のケーブルに問題はないと考えましょう。

 

ソフトウエアに問題

 

 

見た目的にハードウエア的に問題がない場合は、ソフトウエアを確認していきましょう。

 

接続できていないパソコンに対象のプリンタドライバがセットアップされているかの確をします。

 

仮にドライバがセットアップされていたとしても何かの不具合でドライバが正常動作されているか確認をしましょう。

 

 

セットアップされたソフトウエアにより操作方法は異なります。

 

OSは、Windows7~10をベースにお伝えいたします。

 

 

どのOSにも「コントロールパネル(ホーム)」という設定管理をする箇所があります。

 

まずは、その「コントロールパネル」を開けましょう。

 

 

Windows10の場合は、Windowsシステムツール内に存在します。

 

その中の「デバイスとプリンター」をマウスで左クリックします。

 

 

 

デバイスとプリンター」を選択すると使用しているパソコンに接続されている機材の一覧が表示されます。

 

 

 

 

もしも、上図とおなじ画面のなかに該当のプリンタやコピー機が表示されていない場合。

 

該当の印刷機のドライバがインストールされていない。

 

該当の印刷機のドライバが削除された恐れがあります。

 

上記のいずれかが考えられますので、該当の印刷機のドライバを再インストールしましょう。

 

仮にそれでも表示されない場合は、パソコンとプリンタをつなげているポートの故障を疑いましょう。

 

 

ただし、LANポートの場合は、印刷以外の内部ネットワークや外部ネットワークが使用できる状況であれば故障に該当しません

 

USBポートの場合は、ポートの故障の原因が考えられますので、問題の起こっていないUSBポートに接続ケーブルを差し替えてみましょう

 

 

プリンタのプロパティ設定

 

「デバイスとプリンタ」で選択されたプリンタをダブルクリックすると以下のダイアログが表示されます。

 

プリンター(P)を左クリックするとメニューが表示されますので「プロパティ」を選択します。

 

 

 

該当するプリンタなどのプロパティダイアログが表示されます。

 

ただ、この時点ではまだ接続されているかは確認できません。

 

 

 

 

プロパティ内で調べる箇所は2点です。

 

「共有」タブと「ポート」タブです。この中の設定に問題がないか確認してみましょう。

 

使用できていないパソコン以外で同一のプリンタ等が使用できているパソコンの設定と見比べてみましょう。

 

ただし、ネットワーク環境を構築している場合は、同一のネットワークグループ内のパソコンの設定で確認をしましょう。

 

 

 

 

プリンタのドライバによっては、プリンタとのやり取りが行えるコマンドやソフトウエアがあります。

 

プリンタ等の型番をもとにインターネットで検索してみましょう。

 

印刷設定のミス

 

 

作成した書類などを印刷してみると、1枚で収まるはず?が2枚になってしまったことってありますか?

 

 

これは、余白設定や用紙のサイズの設定で修正することが可能です。

 

印刷用紙の余白

 

 

標準の設定で印刷可能な行数で作成したとしても、フォントサイズやフォントをアレンジした場合などは、行間が増減して1ページで収まりきらなくなる場合があります。

 

 

その場合は、「ページレイアウト」機能を活用して上下の余白を減らすことにより印刷できる可能性は増えます。

 

 

「ページレイアウト」機能を活用するにはリボン上部に表示されているページレイアウトを選択します。

 

 

選択すると「ページ設定」というコマンドが表示されますので、その中の➊「余白」を選びましょう。

 

 

標準・狭い・広い・ユーザー設定などのメニューが表示されますので、➋「ユーザー設定」を選択します。

 

 

 

「余白」タブ内には、「上」「下」「左」「右」と「ヘッダー」「フッター」の6箇所の「数値を変更」することが出来ます。

 

ただし、数値を極端に小さくしたりすると文章の「上下左右」が印刷用紙のギリギリ部分から印刷されます。

 

必ず、「余白数値の設定」を行う際は「印刷プレビュー」で確認しながら行いましょう。

 

用紙サイズの設定

 

 

印刷には「用紙サイズ」の設定も関係しています。

 

初期設定では、「A4」「縦」で設定をされていますが、使用をしているうちに変更されている可能性があります。

 

 

必ず確認を行いましょう。

 

印刷の方向

 

印刷の方向は、「縦」もしくは「横」のどちらかになります。シート上に作成された資料などが横に長いか縦に長いかを確認しましょう。

縦に長方形の場合は印刷方向は「縦」にします。逆に横に長方形の場合は印刷方向は「横」に設定をします。

 

これで印刷可能になる場合もあります。印刷プレビューで確認をしてみましょう。

 

 

 

印刷用紙のサイズ

 

印刷用紙のサイズは、所持しているプリンタ等が対応できるサイズ以外も設定できてしまう点に注意をしながら確認を行いましょう。

 

初期設定では「A4」設定ですが、それ以外の設定サイズで作成されたブック(ファイル)等もあります。

 

 

 

まずは、印刷を行いたい資料を確認するためシート上で「改ページプレビュー」を使用して印刷範囲を確認してみましょう。

 

 

 

(はてな君)
は~い

 

 

 

「改ページプレビュー」は、印刷範囲をシート上に表現してくれる機能になります。とても助かります。

 

青い実線で表示された範囲は必要な用紙枚数を教えてくれています。

 

「青い点線」は設定されている印刷用紙サイズの「1ページ」ならこの範囲ですよって教えてくれています。

 

 

どちらの青い線もマウスポインタを重ねれば、ドラッグさせて「範囲」を変更することが可能です。

 

 

しかし、印刷物のフォントの大きさや資料上に添付された図形のサイズが壊れる可能性がありますので注意が必要です。

 

用紙サイズの変更

 

 

用紙のサイズの設定方法は、「ページレイアウト」機能からも設定することが可能です。

 

 

「ページレイアウト」タブのページ設定グループ内「サイズ」を左クリックすると用紙が選択できるメニューが表示されます。

 

 

その中の用紙を選択することにより、「改ページプレビュー」の表示つまり、1ページに印刷できる範囲が変更されます。

 

 

ただし、プリンタなどが対応していない場合などハード的な課題もありますので設定する際は確認をしましょう。

 

 

 

 

 

まとめ

 

今回は、エクセルなど印刷が出来なかった場合の取り急ぎの確認方法をお伝えしてみました。

 

ハード的に問題がある場合は、即提携している業者さんに来てもらいましょう。

 

ソフト的な問題は、多数の人が操作するので設定が変更されている可能性があります。確認をしてみましょう。