エクセル「名前の定義」入力ミスをなくす方法

 

( ノ゚Д゚)こんばんは、こんにちは、おはようございます。おやすみなさい! とっちーです。

 

「セル」にキチンと入力をした「つもり」でも「セル」によっては「株」だったり「㈱」だったり「㊑」だったりと・・。

 

「株」の件数を数える関数を使ったら合わなかったってこと、ありませんか?

 

 

今回は、ちょこっとした工夫で「入力ミス」を減らす方法をお伝えしてみます。

 

 

 

名前の定義

 

 

名前の定義とは?

 

単体の「セル」もしくは選択範囲で指定した「1列の複数範囲のセル」もしくは指定した「1行の複数範囲のセル」に対して名前を付けることです。

 

(はてな君)
名前を付けるとどうなるの?

 

 

(えっちゃん)
他の作業で簡単に使用できるようにできるんだよ、ちょっと作ってみようか、そのパーツ

 

「名前の定義」の作成

 

 

「名前の定義」を行いたい範囲を項目も含めて「範囲選択」します。

 

上図の「学年」から「6年」までの範囲を「範囲選択」します。

 

 

次に「数式」タブ内の「定義された名前」グループにある「選択範囲から作成」を選択(左クリック)します。

 

そうすると、「選択範囲から名前を作成」ダイアログが表示されます。

 

表示されたダイアログの中にある「以下に含まれる値から名前を作成」の☑上端行に☑が入っていたら「OK」ボタンを押しましょう。

 

 

 

以上で「範囲選択」した箇所のパーツが出来上がりました。

 

これが、「名前の定義」と呼ばれるものです。

 

 

(はてな君)
?、もう設定終わったの?画面に変化が見えないんだけど

 

(えっちゃん)
じゃぁ確認方法だよ

 

 

名前の定義の確認方法

 

名前の定義の確認方法は、簡単です。

 

「名前ボックス」から確認することが出来ます。

 

 

「名前ボックス」は「シート」と「リボン」の間、「数式バー」の左側にあります。

 

いつもは、「セル」の位置を表示してくれているところですね。

 

 

 

名前ボックスの「プルダウン」ボタンを選択してみてください。

 

 

「名前の定義」で作成したものが表示されます。今回は「学年」ですね。

 

 

表示された「学年」を選択してみますね。

 

 

 

 

そうすると、「選択範囲から作成」で「範囲指定」した箇所が選択されます。

 

つまり、「範囲選択」した箇所には「名前」が「定義」されているってことですね。

 

名前の定義を活用する

 

 

では、どのようにして作成した「名前の定義」のパーツを使用するのでしょうか。

 

 

実は、「名前の定義」で作成したパーツは、「セル」や「関数」、「VBA」で活用することが出来るんですね。

 

今回は、「セル」で活用する方法になりますが。

 

 

まず、「名前の定義」で作成したパーツを「使用したいセル」の選択をしましょう。

 

 

 

次に「データ」タブ内の「データの入力規則」を選択(左クリック)します。

 

 

 

 

そうすると、「データの入力規則」ダイアログが表示されます。

 

ここで「名前の定義」で作成したパーツを使用する設定を行います。

 

 

 

設定方法は至って簡単です。

 

まず、「入力値の種類」の箇所の「プルダウン」ボタンを選択します。

 

 

 

そうするとメニューが表示されますので、その中から「リスト」を選択してくださいね。

 

 

 

 

表示画面が変更されたら、「元の値」の入力箇所を選択してください。

 

 

 

次に、ファンクションキーの「F3」を押してみてくださいね。

 

 

 

「名前の貼り付け」ダイアログが、表示されますので名前の貼り付けのメニューから、「学年」を選択します。

 

 

「Ok」ボタンを押すと、「データの入力規則」ダイアログが表示されます。

 

 

 

 

元の値の記入欄に、先ほど選択した「名前の定義」の名前が表示されたか確認をしておきます。

 

確認が出来たら「OK」ボタンを押して設定を終了します。

 

名前の定義の使用方法

 

 

設定を終了した「名前の定義」の使用方法になります。

 

 

 

「名前の定義」を設定した「セル」には「プルダウン」ボタンが付加されます。

 

この「プルダウン」ボタンを押すことで、「名前の定義」で作成したパーツを活用することが出来ます。

 

 

 

今回は、「学年」の名前で作成した値が表示されています。

 

 

表示された中から選択することにより、セルで選択された値が表示されます。

 

 

 

 

例えば、「2年」という表示されている値を選択したとします。

 

 

 

 

 

そうすると、選択されていた「セル」に先ほどメニューから選んだ「値」が表示されるようになっています。

 

 

こうすることで「入力ミスを防ぐ可能性が高くなります」。

 

 

 

入力ミス探しの時間を自由時間にしちゃいましょう。

 

 

まとめ

 

今回は、「名前の定義」を設定する方法をお伝えしてみました。

 

 

入力規則で「名前の定義」を活用することで「入力ミス」を減少させることができます。

 

 

ぜひ、「名前の定義」を活用して「入力ミス」を減らしましょう。

 

いつもありがとうございます。