エクセルでフィルターを使うと並べ替えが楽になる

( ノ゚Д゚)こんばんは!こんにちは!おやすみなさい!おはようございます! とっちーです。

 

今回は、並べ替えを簡単にしたいなって思ってる方へお伝えしてみたいと思います。

 

 

 

 

並べ替えは、簡単にできます。

 

特に「フィルター」を使用すると格段に操作が楽になります。

 

ちなみに、元のデータを破壊しないようにするためにチョットした工夫がいるんですが。

 

それは、並び替えをする前にしておくことですね。

 

空いた列に行の順番を追加する

 

 

並び替えをした後で、「あっ」元に戻さなきゃ!ってなったことありませんか?

 

(はてな君)
は~い!ありま~す

 

(えっちゃん)
それで、どうしたの?はてなくん

 

(はてな君)
直し方わからないんで、ほっときました。

 

(えっちゃん)
コレコレ・・、じゃ今回直し方を伝えるから覚えてね!

 

(はてな君)
わ~い、ありがとう! えっちゃん

 

 

そんなわけで、作業を終えた後シートのデータの並びをもとに戻しておかなければならないときの瞬間元通り方法をお伝えしますね。

 

並び替えをしたい表の右でも左でも、空いた列があると思います。もしなければ列の挿入をして1列増やしましょう。

 

並び替えを行うデータがある最初の行からデータの終わりの最後の行まで昇順で連番を追加しておきます。上図の赤枠のようにしてみましょう。

 

これで、慌てずに元のデータに戻せます。

 

ただし、作業の途中で行の削除したり行を追加したりする場合は、連番を追加したセルの内容も確認しておきましょう。

 

削除の場合は、問題ありませんが追加の場合は、連番を追加したセルの内容は空白になっています。

 

追加する際は、並び戻した後の位置を考えて空白部分に番号を振ってみましょう。

 

番号は、5と6の間に入れたい場合は、5.1とか5.9とか小数点を付けてみましょう。

 

フィルター機能を使うと並び替えがスムーズです

 

フィルターって機能があるんです。必要なデータを操作したりするときに重宝する機能なんです。

 

慣れると、便利です。

 

今回は基本的な操作になりますので、いっぱい練習して慣れてみてください。

 

(はてな君)
は~い!

 

フィルター操作の基本

 

操作方法の基本です。

 

 

フィルター機能を活用して操作したい表の一覧を選択します。

 

選択をするといっても、マウスで範囲指定はいたしません。

 

ただし上図のように➊フィルターで操作したいデータが入っているセルに隣接する範囲まで以外での設定は出来ません。➎のようにメッセージが表示されます。

 

➊のように操作したいデータの一回りまでの中をマウスで選択(左クリック)しておきましょう。

 

次に「リボン」もしくは「メニューバー」にある「データ」タブを選択して、➋「フィルター」コマンドをマウスで選択(左クリック)します。

 

すると、操作したい表の一番上の行に、➍プルダウンマークが追加されます。このプルダウンを操作していきます。

 

 

フィルター機能の基本操作は3つ

 

 

並べ替えをさせたいときにするのは基本的に、「昇順」「降順」と「指定した範囲」になります。

 

 

 

昇順と降順の設定方法は、プルダウンを押して表示されるメニューの上部にあります。

 

今回は人口でフィルター操作を行っています。

 

操作の順番ですが、抽出させたいデータがある列の➊プルダウンを選択します。

 

すると➋メニューが表示されます。その中にある昇順や降順を選択してから、メニューの「OK」ボタンをマウスで選択「左クリック」します。

 

すると昇順の場合は➌、降順の場合は➍のように並び替えができます。

 

 

ただ並び替えるだけでなく、抽出条件を追加していきますね。

 

抽出させたいデータがある列の➊プルダウンを選択したときに表示されるメニュー内に「数値フィルター」があります。今回は数値で抽出条件を設定してみます。

 

 

マウスで➏「数値フィルター」を選択(左クリック)するとメニューが表示されます、該当するメニューを選びます。

 

今回は「指定の値より大きい」を選択してみました。

 

➐「オートフィルタ―オプション」ダイアログが表示され、抽出条件の指定の入力が求められます。

 

➑任意の数値を入力するか➒プルダウンメニューより該当する数値を選択してみましょう。今回は、任意の数値「800,000」と入力してみました。

 

最後に「オートフィルタ―オプション」ダイアログの「OK」をマウスで選択(左クリック)して設定を終了させましょう。

 

 

 

上図が抽出条件「昇順」および「数値フィルター」で「800,000より大きい」を設定した⓫結果になります。

 

 

このようにして、必要なデータを抽出することが素早くできるのが「フィルター」機能なんです。慣れてくると楽しくなります。

 

それでは、最後にもう一つ。

 

作業を終えたら元に戻す

 

 

操作したブック(ファイル)のデータを元通りにしておかなければならない場合もあります。

 

そこで最初にお伝えした空き列に連番を割り振った箇所を活用して元通りにしていきます。

 

 

フィルター操作を終了させるときは➊をマウスで選択(左クリック)すると➋簡単にフィルター機能は終了します。

 

ただし、操作したデータは➌フィルター機能の抽出条件通りに並んでいます。

 

そこで再度、フィルター操作を行うことで元通りにさせていきます。

 

操作させたいデータの一回り外側までから内側のいずれかのセルをマウスで選択(左クリック)し、➍フィルターコマンドを実行します。

 

連番を追記いた列の、➎プルダウンを操作して「昇順」を選択(左クリック)します。

 

最後に➏フィルターコマンドを解除します。

 

以上でデータが元通りになります。

 

もし番号を振る時に列を追加した場合は、列を削除しておきましょう。

 

まとめ

 

 

今回は、フィルター機能を使って、基本的な並び替えや抽出を行ってみました。

 

いろんな抽出条件を試していって、フィルター操作に慣れてみましょう。

 

慣れると便利ですよ、この機能。

 

 

楽しくエクセルをアレンジして今日も、新しい発見をしてみませんか!

自分に合ったお気に入りのスタイルでエクセルを使いこなしていきましょう。

 

ありがとうございました。