エクセルの入力エラー表示は簡単です!条件付き書式の活用

( ノ゚Д゚)こんばんは!こんにちは!おやすみなさい!おはようございます! とっちーです。

 

今回は、「条件書式」機能を使って「入力ミス」のデータを簡単に見つけられる方法をお伝えしてみます。

 

表の中から入力ミスを探すのに、目視で「一生懸命探す」の今日からやめてみましょう。

 

ちなみに「一生懸命」することは素晴らしいと思います。

 

(はてな君)
視て確認するんじゃないの?

 

(えっちゃん)
その行為は大切なんだよ、はてなくん!ただ、かなりの量がある時には大変だよ、見落とす可能性もあるし

 

(はてな君)
いい方法ってあるの?えっちゃん!

 

(えっちゃん)
簡単さ!

 

 

 

数値入力ミスの探す手間を省く方法

 

 

入力作業って沢山の数値を入力するのですから、ありますよ!入力ミスは。

 

まぁミスの為ってこともあるのだけど、確認作業の為におすすめします。

 

今回は、単純に入力された値が、決められた数値以上の場合に目視化できる設定方法をお伝えします。

 

 

上図は成績表なんですが、100円満点のテストだったら、101以上の数値が入力されていたらダメですよね!

 

ただ、上図ぐらいの表なら一目で「入力エラー」が発見できます。

 

 

それがシートいっぱいに入力されていたら、どうします? 

 

「入力エラー」を発見する作業は、それはとても大変な作業になるんですね。

 

しかも、そんなこと真面目にしていたら、目がしょぼしょぼしますよ。

 

そこで、表の中の「入力エラー」をもっと素早く判断できるように手助けしてもらうんですね!

 

それが、Excelの機能の一つ「条件付き書式設定」になります。

 

(はてな君)
わ~い、おしえて~

 

 

条件付き書式設定の設定方法

 

今回は、ある数値以上の値が入力されている「セル」を見分けるための設定方法になります。

 

 

「条件付き書式」を活用して「入力エラー」の確認をしたい時には、まず確認したい➊表の値が入っている範囲をマウスで選択します。

 

「ホームタブ」もしくは、メニューバー内の「ホーム」をマウスで選択(左クリック)すると、「条件付き書式」コマンドが表示されます。

 

そこをマウスで➋「条件付き書式」コマンドを選択(左クリック)するんです。

 

そうすると、適応させたい「メニュー」が表示されます。

 

その中の➌「セルの協調表示ルール」を選択(左クリック)するんですが、新たにメニューが表示されるんですね。

 

その新たに表示されたメニューの中から➍「指定の値より大きい」を今回は選択します。なぜなら「入力エラー」である100大きい値を発見したいからですね。

 

すると「指定の値より大きい」のダイアログが表示されます。

 

その「指定の値より大きい」の中の項目「次の値より大きいセルを書式設定」があるのですが、その下側の入力可能な箇所に任意の値を入力していくんですね。

 

今回は、その入力可能な場所に➏「101」と入力し、設定に問題が無いようであれば➐「OK」を選択(左クリック)して「条件付き書式の設定」を終了させます。

 

すると、設定をした値より大きい値の箇所に変化があるんです。

 

 

なんと、先ほど設定をした「101」以上のセルの「文字の色」と「背景色」に色がつくんですね。

 

いかがですか、これなら「入力エラー」などが発見しやすくなったと思います。

 

そして、この「色」の設定ですが、他の色にも設定出来るんです。

 

検査したい値と同時に設定する方法

 

「指定の値より大きい」のダイアログで「次の値より大きいセルを書式設定」を入力した右隣りに「書式:」についての入力欄があるんですね。

 

その書式の設定には、標準設定で6種類備えてあるんです。

 

 

 

 

上図に示したように選択できる数は6種類の設定されている項目と、新たに「ユーザー設定」で追加できる項目になるんです。

 

イメージとして上図のような配色になりますが、パソコンにより見え方も異なります。

 

ご自分の感覚で選択してみましょう。

 

次は、一度設定した「条件付き書式ルール」の配色を変更したいときの方法になりますね。

 

 

(はてな君)
ちゃんと準備されているんだね、でも好きな色も付けたいよう

 

(えっちゃん)
そうだよね、次は変更するにはどうしたらいいかってことを伝えるね!

 

条件付き書式の「色」の設定を変更する

 

配色は、その時の気分で決めてしまったりもします。

 

後から「配色」を変更したいときの為の操作する方法になります。

 

 

 

➊ホームタブの中の「条件付き書式」コマンドを選択(左クリック)して表示されたメニューの中の➋「ルール管理」を選択(左クリック)します。

 

すると「条件付き書式のルールの管理」ダイアログが表示される。

 

次に「書式ルールの表示」の右側のプルダウンアイコンを➌選択(左クリック)して表示された中の➍「このシート」を選択(左クリック)します。

 

 

そうすると➎設定した「書式設定ルール」が表示されます。

 

 

 

次に表示された「書式設定ルール」を選択(左クリック)して➐「ルールの編集」を選択(左クリック)すると「書式ルールの編集」ダイアログが、新たに表示されます。

 

この「書式ルールの編集」ダイアログの下段にある、「書式」を➒選択(左クリック)することにより設定を変更することができます。

 

フォントの色を再設定

 

まずは、フォントの色の再設定方法になりますね。

 

 

 

フォントの色を変更する場合は、表示された「セルの書式設定」ダイアログの「フォント」タブを選択しましょう。

 

そうするとダイアログの真ん中な右側に「色」の項目がありますので➊プルダウンをマウスで選択(左クリック)して「色のメニュー」を表示させます。

 

➋色メニューの中から、任意の色を➋マウスで選択(左クリック)して、このいろで「いいや」って思ったら最後に➌「OK」を押します。

 

すると表示が「書式ルールの編集」ダイアログが再表示されています。

 

一番下段に表示されている「プレビュー」内のフォントの色が変更されているので再確認後、大丈夫なら➍「OK」を選択(左クリック)して終了させます。

 

次に背景色も変更したい場合の方法になります。

 

 

背景色を再設定

 

背景色も再設定出来ます。

 

フォントとの色の割合を確認しながら設定してみましょう。

 

背景色を変更する場合は、表示された「セルの書式設定」ダイアログの「塗りつぶし」タブを選択しましょう。

 

 

 

「塗りつぶし」タブの右側に表示されている「背景色」の中から任意の色を➊選択しましょう。

 

すると下段の「サンプル」表示に表示されている「色」が選択した➋「任意」の色に変化します。

 

フォントとの色の釣り合いを考えながら選択してみましょう。

 

色が決定したら➌「OK」を選択(左クリック)します。

 

最後に「書式ルールの編集」ダイアログが再表示されています。

 

一番下段に表示されている「プレビュー」内の背景色が変更されているので再確認後、フォントとの釣り合いが大丈夫なら➍「OK」を選択(左クリック)して終了させます。

 

 

フォントと背景色の組み合わせは、非常に難しいんです。

 

対象色って知ってるつもりでも中々ですが、実際は、今現在周りの人に合わせて作成してみましょう。

 

ただし唐突に変な配色だけはやめておきましょうね!

 

(はてな君)
色彩感覚って人それぞれだしね

 

(えっちゃん)
そうなんだよ。

 

(はてな君)
難しいよね、えっちゃん

 

セルの背景色のアレンジ方法

 

背景色の設定には他にも設定方法があります。

 

「塗りつぶし効果」で「グラデーション効果」を設定したり、「その他の色」で「表示されていない色」を配色したり出来るんですね。

 

また、「斜線」や「網目」などのパターンで目立たせることも可能です。

 

ただし、色はあくまでもセルに記載されている値を強調するために操作していることを忘れないでくださいね。

 

中身より色を出してしまったら資料の意味がなくなります。この点は気を引き締めて行うようにしましょう。

 

ちなみにアレンジの設定方法になります。

 

 

背景色が決まったら、アレンジを加えてみるのも一つです。

 

パターンは➋18種類あります。背景色や➊「パターンの色」などとの組み合わせにより作り上げてみましょう。

 

 

パターンを選択したりパターンの色を選択することにより、➌サンプル表示されている箇所が選択したパターンを「表現」します。

 

選択作成したアレンジした背景色で可能ならば➍「OK」を選択します。

 

最後に「書式ルールの編集」ダイアログが再表示されています。

 

一番下段に表示されている「プレビュー」内の背景色が変更されているので再確認後、フォントとの釣り合いが大丈夫なら➍「OK」を選択(左クリック)して終了させます。

 

 

まとめ

 

今回は、「入力エラー」を簡単に見つける「条件付き書式」の使い方とフォントと背景色の設定方法についてお伝えしてみました。

 

が使い方次第では、伝えたい値のインパクトを強調出来ます。その方法は使い慣れたセンスに匹敵します。

 

なので、どんどん機能を使い倒してみましょう。

 

そしてあなたに逢った表現方法を見つけ出しましょう。

 

もしよかったら、ぜひお試しください。

 

 

楽しくエクセルをアレンジして今日も、新しい発見をしてみませんか!

自分に合ったお気に入りのスタイルでエクセルを使いこなしていきましょう。

 

ありがとうございました。