「Excel」オプションボタンを選択してデータを表示させる

 

こんばんは、( ノ゚Д゚)こんにちは、おはようございます。おやすみなさい! とっちーです。

ボタンを押したら表示してくれる便利なもの。

そんなことができたら、プレゼンもスムーズに運べるかも!

まぁ、一番大切なのは「トーク」だけど、そんな時に役立ってくれるのが、今回の「オプションボタン」になります。

Excelシートの上に設置すると便利になるツールです。

 

「フォームコントロール」や「ActiveXコントロール」、「フォーム」等種類もあるのですが、

今回は、オプションボタンは、こうやって使ってみるのもあり!をお伝えさせていただきます。

「それ、いらね~」ってものから「やっぱり!いる!」って思うこともあるかと。

 

 

 

使用するのは、オプションボタンを三つと論理関数を使用します。

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データを表示する方法の一つ論理関数の「IF」を使ってみます。

 

「IF」関数

 

 

 

➊表示させたいシートと❷元データのあるシートの確認をしておきましょう。

 

どの位置に何を表示させたいかを明確にしておくことでスムーズに作業が進みます。

 

 

➊求めた情報を表示させたいセルの位置をアクティブ状態(セルを選択しておく)にしましょう。

 

❷数式バーの「関数の挿入」コマンドを左クリックしましょう。

 

 

➌関数のダイアログが表示されたら➌関数の種類の中から「論理」を選択しましょう。

 

 

➍IFを選択したら➎「OK」ボタンを押してダイアログを終了します。

 

➏関数の引数の設定ダイヤログが表示されます。

 

関数の引数を設定する

 

作成を行う場合は、一気に作り上げるのではなく一つ一つ動作確認を行いながら作成をしてみましょう。

少ない情報ですと直すのも簡単です。

 

 

オプションボタンは、〇北海道、〇長野県、〇沖縄県の順に作成しております。

リンクさせているA1セルには、上記の順に1,2,3と表示されます。

 

また、表示させたい元データには今回上記の順で内容を作成しておりますのでデータの取り扱いは行数に比例します。

 

 

➊関数の引数のダイアログの中の論理式の右側の選択ボタンを左クリックしてみましょう。

 

❷関数の引数の入力を求められていますので右側の選択ボタンを押して作成していきます。

➌今回はA1セルを判断させたい対象としていますのでセルのA1を選択します。

 

➍にセルの場所が表示されたことが確認しましょう。

 

判断は数式になりますの。今回はオプションボタンからの与えられた値の1~3それぞれについて判断をさせます。

初めに1を判断させますので$A$1=1になるように=1を追加しましょう。

 

➎真の場合の欄に記述するのは論理式$A$1=1が真実である場合の引数を選択します。右側の選択ボタンをおしてみましょう。

 

➏引数の入力が求められましたので選択ボタンを押して、➐にある真実である場合の答え➐を選択しましょう。

 

➑引数の確認しましょう。

 

 

➒論理式と真の場合の入力の確認後、➓「OK」ボタンを押しましょう。

今回は偽の欄は、➊場合でない場合には$A$1=2や$A$1=3になりますので、その式を偽の欄に当てはまるようにしていきます。

 

⓫オプションボタンの北海道を選択して⓬に道央~道東と表示されたように求めている答えが表示されれば次に進みましょう。

 

表示されなかった場合は、ここで必ず見直しましょう。

 

それでは、偽の設定をしていきます。

 

⓭の=の後「IF($A$1=1,プラン元!A2」の「I」の前に「|」カーソル表示を表示させて⓮マウスでドラッグして選択してみましょう。

 

キーボードの「SHIFT」キーを押しながら「→」カーソルキーでも選択できます。

⓯選択(反転表示)ができたらマウスポインタを重ねて右クリックをしましょう。

 

⓰メニューが表示されますので、「コピー」を選択してください。

 

⓱「=IF($A$1=1,プラン元!A2」の「A2」の後に「,」を入れて「=IF($A$1=1,プラン元!A2,」にしてください。

 

 

⓲「,」のあとに「|」カーソルを表示させて、マウスで右クリックで貼り付けを行うか、キーボードの「CTRL」キーと「V」で貼り付けをしてみましょう。

「=IF($A$1=1,プラン元!A2,IF($A$1=1,プラン元!A2)」になりました。

⓳そのコピーした後の$A$1=12に変更しA2の部分をA3に変更してみましょう。さらに最後に「」を追加しておきます。

 

「=IF($A$1=1,プラン元!A2,IF($A$1=2,プラン元!A3))

この時点でオプションボタンの長野県を選択すると、信州が表示されれば大丈夫です。

 

表示されなければ、式の確認をしてみましょう。

3つ目の判断は、2番目を追加した方法で行います。

 

「=IF($A$1=1,プラン元!A2,IF($A$1=2,プラン元!A3,IF($A$1=3,プラン元!A4)))」になります。

 

オプションボタンを押してみて動作確認をしておきましょう。

IF(論理式、答えがYES、答えがNO)を組み合わせています。

 

最初のIFの「答えがNO」の場合は、そこに新たに判断させるIF(論理式、答えがYES、答えがNO)を代入し、さらにその代入した「答えがNO」にIF(論理式、答えがYES、答えがNO)を代入して完成させています。

 

この組み合わせをしていけば、判断は可能な状態が作成できるのですが処理時間は関数式が増えるにつれて遅くなりますので、数多くの関数を多用するのは控えたほうが無難になります。

 

どうしても作成をする場合は、VBAで作成を行うといいでしょう。

 

数式をコピーする

 

 

上記で作成した式をコピーしてみます。

 

➊は➌にある数式になります。❷のように動作の確認が済んでいる場合のみ、先に進みましょう。

 

➌の「宮古島」と表示されているセルを選択してマウスポインタをそのセルの右下に近づけると「+」のマウスポインタが表示されます。

 

表示されましたら、➍マウスを式をコピーしたい同一行の場所(金額欄)までドラッグして選択してください。

以上で式のコピーは完了です。オプションボタンを押してみましょう。

 

最終確認を行う

 

すべての製作作業が終了したら、動作確認を行うようにしておきましょう。

 

 

上図のように内容物が少ない場合は、直すのにも短い時間で済みますが大量のデータになると簡単には直すのは困難になります。

 

そこで必ず、一つ一つ確認作業を行いながら作成する癖を身につけておきましょう。

 

まとめ

 

オプションボタンを有効活用する一つは、選択次第で次の動作を設定できることなんです。

いかに素早く求められている質問や答えに結びつかすように連結させるかの工夫は必要になりますが、まずは基本の仕組みを知っていただけたら幸いです。

ここからの派生は、幾通りも存在します。

ニーズに合った使い方で劇的BeフォーAfterを目指しましょう。

ありがとうございます。